نرم افزار کنترل پروژه | چرا مدیران موفق استفاده از این ابزارها را پیشنهاد می‎‌کنند

صرفه‌جویی در زمان و هزینه کسب‌وکار با نرم افزار کنترل پروژه
امروزه می‌توان از ابزارهای ساده‌ای مانند اکسل و لیست کارها برای آسان‌سازی فرآیندهای مدیریت پروژه استفاده کرد. اما نرم افزار کنترل پروژه دارای قابلیت‌های بسیار بیشتری نسبت به این ابزارها است. این نرم‌افزارها با اتوماسیون وظائف، نیاز به وارد کردن داده‌ها به‌صورت دستی را کاهش می‌دهند که این امر باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه می‌شود. اما مزایای این نرم‌افزارها به این مورد محدود نمی‌شود. بنابراین در این مطلب از میزیتو با مزایای دیگر این نرم‌افزارها آشنا می‌شویم.
 

چرا از نرم افزار کنترل پروژه استفاده می‌کنیم؟
نرم افزار کنترل پروژه به تیم‌ها برای برنامه‌ریزی، سازماندهی، نظارت، پیگیری پیشرفت و مدیریت کارآمد کمک می‌کند. این نرم‌افزارها دارای ابزارهای داخلی فراوان و معمولا امکان یکپارچه‌سازی با برخی از نرم‌‎افزارهای دیگر هستند. بنابراین یک پلتفرم متمرکز ایجاد می‌شود که مدیران و دیگر کارکنان و اعضای تیم پروژه می‌توان به آن برای انجام امور خود دسترسی داشته باشند.
نرم‌افزار مدیریت پروژه همچنین تنوع بسیار بالایی هستند؛ برای مثال از انواع نرم افزار کنترل پروژه رایگان می‌توان برای انجام امور ساده‌تر استفاده کرد؛ اما مدل‌های پیشرفته دارای هزینه اشتراک هستند. از سوی دیگر برخی از این نرم‌افزارها برای یک صنعت خاص و فرآیندهای آن صنعت شخصی‌سازی شده‌اند که نرم افزار کنترل پروژه عمرانی از جمله آن‌ها است. نمونه‌های موبایلی این نرم‌افزارها نیز برای سیستم عامل‌های مختلف طراحی شده‌اند که نرم افزار کنترل پروژه اندروید و نرم‌افزار مخصوص سیستم عامل IOS از جمله این موارد هستند. در ادامه با برخی از مزایای استفاده از این نرم‌افزارها آشنا می‌شویم.

سازماندهی بهتر پروژه
نرم افزار کنترل پروژه بستری را برای سازماندهی بهبودیافته فرآیندها و وظائف پروژه ایجاد می‌کند. این ابزارها یک بانک اطلاعاتی کامل و متمرکز ایجاد می‌‌‎کنند تا در هر زمانی و معمولا با دیوایس‌های مختلف بتوانید به آن‌ها دسترسی داشته باشید. این ابزارهای عاملی برای کاهش سردرگمی کارکنان در انجام وظائف و پیشگیری از خطاهای انسانی هستند.
 
بهبود همکاری
اکثر نرم‌افزارهای مدیریت پروژه دارای ابزارهای مختلفی برای بهبود همکاری هستند. برای مثال با استفاده از آن‌ها مهندسان ساختمان می‌توان فایل‌های مربوط به طراحی نما و واحدها را با یکدیگر به‌اشتراک بگذارند و توسعه‌دهندگان نرم‌افزار نیز می‌توانند اطلاعات، نرم‌افزار و هر نوع داده‌ دیگری را برای یکدیگر ارسال کنند. همچنین با استفاده از ابزارهای چت متنی، صوتی و ویدئویی این نرم‌افزارها اعضای تیم می‌توانند بدون نیاز به پیام‌رسان‌های دیگر با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و یا حتی جلسات آنلاین را برگزار کنند.

بهبود مدیریت زمان
معمولا هر پروژه‌ای دارای مهلت تحویل مشخص است. علاوه‌براین هر وظیفه نیز دارای مهلتی برای انجام می‌باشد. نرم افزار کنترل پروژه دارای ابزارهایی است که معیار زمان در آن‌ها نقش کلیدی دارد. برای مثال در ابزارهای مدیریت کارها، زمان شروع هر وظیفه و اتمام آن ثبت می‌شود. حتی کاربران می‌توانند به داده‌های زمان واقعی در زمینه میزان پیشرفت هر کار دسترسی داشته باشند و داده‌های جدید مربوط به کارهای انجام شده خود را در آن ثبت کنند.

بهینه‌سازی مدیریت ریسک
وقتی داده‌های پروژه در یک پلتفرم متمرکز گردآوری می‌شوند، امکان بررسی آن‌ها نیز آسان‌تر می‌شود. همچنین نرم افزارهای نترل پروژه دارای ابزارهایی برای ایجاد یک نمای بصری از تمامی مراحل و کارها هستند. این قابلیت‌ها به مدیران پروژه کمک می‌کنند تا ریسک‌های پروژه در کمترین زمان ممکن شناسایی کنند. بنابراین امکان توسعه برنامه‌های اضطراری و در نظر گرفتن اقدامات پیشگیرانه در استراتژی مدیریت ریسک وجود خواهد داشت. برای مثال شما می‌توانید اطمینان پیدا کنید که پروژه در مهلت از پیش تعیین شده تکمیل می‌شود.

بهبود بهره‌وری
نرم افزار کنترل پروژه کارآمدی اقدامات مدیریتی را افزایش می‌دهد. از سوی دیگر با اتوماسیون فرآیندها، مدیران و اعضای تیم فرصت بیشتری برای انجام کارها با کیفیت بالا خواهند داشت. همچنین در صورت نیاز به بهینه‌سازی فرآیندها با متدهای مدیریت پروژه مختلف، این نرم‌افزارها قابلیت‌هایی را در این زمینه نیز در اختیار کارکنان سازمان قرار می‌دهند. برای برخی از آن‌ها دارای تابلوهای کانبان هستند و در برخی دیگر می‌توانید اسپرینت‌ها را ایجاد کنید. مجموع این عوامل، بهره‌وری را در سازمان افزایش می‌دهد.
 

ردیابی پیشرفت در زمان واقعی
یک مزیت مهم در استفاده از نرم‌افزارهای آنلاین و پلتفرم‌های تحت وب کنترل پروژه در این است که این ابزارها امکان به‌روزرسانی خودکار و دستی داده‌ها در زمان واقعی را ایجاد می‌کنند و تمامی کاربران نیز از طریق پنل کاربری خود تغییرات اعمال شده را در همان زمان مشاهده می‌کنند. این ویژگی همچنین به شناسایی ریسک‌ها و رسیدگی سریع‌تر به مشکلات، جلوگیری از تاخیر در تکمیل کارها و ... کمک کند.
تسهیل دورکاری با نرم افزار کنترل پروژه
امروزه دیگر انجام پروژه الزاما نیازی به حضور کارکنان در یک بخش از سازمان ندارد. بلکه بسیاری از پروژه‌ها حاصل همکاری اعضای حضوری و دورکار سازمان‌ها هستند. آنلاین بودن ابزارهای کنترل پروژه شرایط دورکاری را نیز تسهیل می‌کند. این ابزارها به‌طور موثر به مدیران در مدیریت راه دور اعضای تیم کمک می‌کنند و مدیریت چالش‌های دورکاری نیز آسان‌تر می‌شود.
 
میزیتو؛ نرم افزار قدرتمند کنترل پروژه آنلاین
اگر به‌دنبال پلتفرمی همه‌چیزتمام برای نظارت بر فرآیندهای کاری پروژه و مدیریت وظائف هستید، میزیتو نرم‌افزاری است که به همه نیازهای شما پاسخ می‌دهد. این پلتفرم یک رابط کاربری ساده دارد و با دستورالعمل‌های سایت ما می‌توانید در کمترین زمان کار را با آن را بیاموزید. از سوی دیگر میزیتو دارای قابلیت‌هایی متعدد برای افزایش بهره‌وری، مدیریت زمان، مدیریت تسک‌ها و بهبود تعامل بین اعضای گروه است. برای بهره‌مندی از این قابلیت‌ها کافی است در سایت مجموعه ما ثبت نام کنید.

سوالات متداول
امکان گزارش‌گیری در نرم افزار کنترل پروژه چه اهمیتی دارد؟
این نرم‌افزارها دارای ابزارهایی برای سازماندهی داده‌ها، آنالیز داده‌ها و ایجاد نمودارها هستند. همچنین امکان ایجاد گزارش‌ها به‌طور دستی و خودکار در آن‌ها وجود دارد که از آن‌ها می‌توان برای تصمیم‌گیری‌های بهینه مدیریتی استفاده کرد.

در زمان انتخاب یک نرم افزار مدیریت پروژه به چه مواردی باید دقت کرد؟
از جمله این موارد می‌توان به سهولت در استفاده از نرم‌افزار، قابلیت‌‌ها و ابزارهای کاربردی نرم‎‌افزار، امکان سفارشی‌سازی و تطبیق با فرآیندهای کاری شرکت یا کسب‌وکار مورد نظر، قیمت مناسب پلن‌های اشتراک و ... اشاره کرد.